人们都知道事有轻重缓急。如图所示处于第Ⅱ象限的事物，虽然不紧急但是非常重要，往往需要时间(慢功夫)和专注的精力才能做好。但实际工作中，人们很容易把时间和精力上花在第Ⅰ，Ⅲ象限中的事物而遗忘或拖后第二象限的事情。这说明大多数人还是容易被情绪和环境所控制的。
以生产现场为例，管理者们每天更关注订单的交期以及处理各种异常， 常常是在“救火”，还要被各种会议缠身。有时可能有点空，但筋疲力尽之下已没有余力仔细的思考或规划第二象限的事情了。这个时候，他们很可能宁愿做第四象限的事情，借此喘息一下。更糟糕的是，由于第二象限的事没有及时处理，时间逐渐变得紧迫起来，由第二象限变成了第一象限，于是我们又要开始忙于“救火”了。生产现场中的第二象限的事务包括设备的日常保养/优化，人员的培训，品质问题预防，稳定和缩短生产Lead Time,安全点检改进都是重要但比较起“异常处理”来都不是紧急的事情。如平时不规划好固定的投入时间（如设备维护的计划及日常保养不足），就会在生产过程中出问题，影响了交期，成为紧急又重要的异常(第一象限的事情)。其实，我们都知道在时间紧迫的情况下，很难真正把问题处理好，多数情况下是“临时对策”。
有效率的经理人都是在工作规划时，辨别出第二象限重大事件，对这类事件先行规划，再在空余的时间内安排其他一，三象限的事物。个人时间有限的情况下，他们也通过授权来帮助自己摆脱一，三象限的羁绊。由于，第二象限的事物处理得有成效，因此，第一象限的危机类事物会越来越少。
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