精益的信息管理系统

最近，我走访了一家制造工厂。这次走访引起了我对精益信息系统的思考,尤其是生产控制，以及其物料供需系统。

我参观的工厂拥有一个典型的中央物料需求规划（MRP）系统，来控制每一道工序应该如何进行生产。我把这个系统称为工厂的大脑。在这个系统里，每一道工序的反馈都会进入中央系统，然后进行复杂的计算，得出优化的结果后，再发送指令去告诉每一道工序，下一步该做什么。

但是，这个中央处理系统发送出去的指令，对现场经理和操作员来说，常常与现场的情况对不起来。很多时候，系统会要求操作员在缺料的情况下继续生产，操作员无奈，只有置之不理，去生产其他有料但非计划的产品。无疑，这使得中央系统变得更加混乱。在我访问这家工厂时，我发现工厂经理和操作员对这个中央调度系统阳奉阴违，各有一套对策。这必然会导致生产效率不高。

怎么解决这个问题呢？在此，我来向读者介绍精益信息管理的六条原则：

第一，简化每个流程，尽可能地减少对信息管理系统的依赖。比如说，创建连续流就能避免对下一步操作发出指令，因为在连续的流程中，生产活动可以按照先进先出的方式自动进行。尽量拉近相互衔接的工序,来压缩操作的流程,这样可以消减对信息的依赖。

第二，加强每一个流程的可行性与可靠性。无论任何系统发生故障，包括产品返工或者材料短缺，工厂经理都需要处理特别的信息。与其依赖信息系统来处理问题，更理想的是消除这些问题。我曾到一家物流公司作现场访问，公司管理者详细地向我解释了他们的信息管理系统。他们非常自豪地宣称，该公司的信息管理系统能够非常准确地记录，每天晚上数以千计的包裹，分别在哪里丢失。我当时就反问他：“为什么每天会丢失那么多包裹呢？如果你们有一个完善的运作系统，就不再需要这个昂贵的信息管理系统了。糟糕的是，这个完备的信息管理系统会降低你们追求改善的动力。你们不应该过分依赖信息管理系统，而应把它视为一个辅助系统，以备不测。”

第三，尽量保证价值流只从一个源头开始。做到这一点，信息管理就会比较容易。

第四，从价值流源头开始，运用“反应式”的生产控制。我们之所以称之为“反应式”，是因为这种生产控制方式与人体的反应十分相似。当下游工序消耗了材料，上游系统就会自动补充，同等数量的材料。这样就不再需要任何中央控制系统，来发出指令。

第五，发送小批量的信息。令人难以置信的是，许多物流规划系统，仍然在周末制定下一周的计划。有些公司的运营系统即使已经实施了前一晚发出第二天生产计划的系统，但是销售和订单管理的信息系统仍然每隔一周或十天才以批量的方式处理一次信息。其实，工厂经理仅需要知道前面15分钟的信息，就可以掌握之后15分钟该做什么。一般来说，累积信息所造成的问题，比起大量产品库存的问题，有过之而无不及。

第六，把信息管理系统设计得更透明化，更易于理解。最让人痛心的是，有些能干的工厂经理，既不愿意接受信息系统的指令,自己又没有一套很好的方法，最终把生产线弄得混乱不堪。一些简单的工具，比如看板卡片，网络电子看板等信息管理方法，以及均衡的计算方法，被许多工厂经理否决，因为太过简单。不过，这些方法却非常直观，易于操作，可以帮助管理层及员工及时发现错误。既然如此，为什么大家还是弃之不顾，情愿做虚工呢？

我并不奢望全球的企业都接受精益的信息管理方式，但也不同意信息越多越好的说法。有人或许会说，只要能收集到所有可以获得的信息，拥有一个完善的机算方法,以及快速的中央处理系统，生活就会更美好，但我并不同意这个论点。

虽然五十年的经验印证了我们上述的看法，但大家最近又开始进行一个新的实验：运用新的射频识别系统（RFID）来保证每一件物品在每一个步骤都能被追踪到。我最近走访的一家世界级零售公司的商店，其库存每年周转四次，没有任何固定的物品存储空间，每件物品可存储于多处，而且经常缺货。他们的经理们告诉我，RFID能够帮助他们找到货物，增加客户满意度。

我问道：“如果每件货品只有一个储放地点，当客户从货架上选取，放入购货车；你们只要从结算柜台扫描的条形码中，就能够获得需要的消费信息。到晚上，再由中央仓库发货，补充各家商铺的库存。这样，你们还有必要维持大量的库存，以及这么多的储存位置吗？”

我觉得RFID系统会让工厂经理们忙于处理各方送来的信息，从而让创造价值的流程退化。我相信这些工厂经理会渐渐意识到，简单才是最好的。精益思想者可以通过上述六条原则，避免不当地应用新技术，而省去不必要的烦恼。

2004年11月5日

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【编者按】

越来越多的公司都在上ERP/SAP系统，但ERP的真正作用是什么，公司是否需要一套ERP/SAP系统，或者说公司需要的是怎么样的ERP/SAP系统，ERP/SAP系统是否能帮助我们解决生产运营问题，企业在上ERP系统之前应该要回答这些问题。

很多公司对ERP/SAP寄予厚望，他们认为只要上了系统，生产及运营信息就会一目了然，然后计算机会根据搜集到的信息自动发出指令，避免人工处理信息的不可靠与效率低下。其实这是错误的想法，这些想法导致的结果就是公司花了大量的金钱与人力，却最后为了维护系统而花费更多的金钱与人力。有一句话说的好：不上ERP/SAP，找死；上ERP/SAP，等死。

ERP/SAP真的没有用处吗？答案当然是否定的。但是，让它发挥作用是有条件的。读了这篇文章，相信大家会对信息系统有更深的认识，会更好地利用信息系统为自己服务，探索适合自己公司的信息系统。