产销协同S&OP流程基本步骤

Q：老师，产销协调会S&OP会议如何运作？
A：S&OP流程非常严格，通常每个月均召开一次，由企业的大部分职能部门的代表参与，包括高层管理层、销售与市场部、生产部、工程部、及财务部。其目标是为每个产品系列的当前状况与未来计划达成共识，包括其需求与供应。
在S&OP流程中包含四个基本步骤：
1、 会议准备。识别团队成员，分配任务进行收集资料及衡量业绩。需求预测小组以及运作团队均需参与会议。各代表对预测进行更新、将资料汇总到产品系列分组当中、并识别出生产与原材料的问题。对资料进行整理与分析，找出发展趋势并将生产表现与目标相比较。然后做出详尽的报告，让他们了解当前表现与目标之间是差异以及问题所在。S&OP工作流程的准备与资料收集工作的重要性经常被低估，事实上会议所做出决策的有效性非常依赖于这些基础资料。
2、 月度S&OP会议。所有与销售与运作规划有关的功能部门均需参加。他们首先将回顾上一段时期计划的实际完成情况，包括销售与运作的业绩。在销售方面他们应当集中了解预测以及客户服务的问题，例如为什么实际销售情况高于/低于/等于预测的销售量、以及是否已经达到顾客服务的目标。在运作方面他们则需要判断需求是否得到有效地满足：实际产量是否符合计划中的产量？能否保持达到库存/储备的目标？过期库存是否已经减少？
   会议小组然后回顾公司的表现目标，确保大家对公司业务的动力与目标均有清晰的了解。小组会首先识别业务表现方面的目标，讨论可能会影响到这些目标是各种因素，最后制定一套业务计划来实现这些目标。然后将会讨论实现这些目标时可能碰到的市场情况，包括经济条件、季节性因素（例如：制药公司考虑流感季节或者滑雪器具厂商考虑雪季）、竞争对手的活动、以及行业的整体趋势。
   月度S&OP会议的核心是下一个步骤。将会讨论具体的产品系列、包括特例、实现目标的具体困难、可能的解决办法、并设计一套方案。从销售的角度探讨需求方面的因素：某个产品系列将来的需求如何发展？市场需要什么新产品、而旧产品何时淘汰？新产品的需求量如何？我们是否需要增加宣传或促销来刺激需求、从而实现销售目标？从运作的角度将会讨论供应方面的问题：我们是否持有过量/过时的库存？我们是否需要将库存尽快出手（通过促销活动尽快消耗库存，或者将库存发送到减价商店以便尽快清货）？考虑到生产能力与物料方面的因素，我们需要对生产计划做出何种调整？这将带来何种成本？何时需要进行此种调整？如果调整生产或分销地点，运输成本是否会上升？设计、测试与生产新产品需要何种资源及时间？
   最后的工作就是制定行动方案并达成共识。小组应尽可能利用现有的资料来解决当前的问题。小组成员应识别并记录新问题、委派负责解决的人手、并设定解决的时限。长远期的行动方案可能需要几次会议方能充分研究，因此应当此方案列入下一次会议的议程中。最终，小组应再一次回顾以后会议的日期、今后的活动内容、并重申行动方案是重要性。
3、 需求与供应计划的修订与传达。当跨部门小组一致同意高层的销售与运作计划之后，接着便对需求与供应计划进行具体的修订。销售部门需要根据S&OP会议上的决策修订销售预测、营销计划、销售计划、以及促销活动。运作部门则须根据需要修改生产计划、分销策略、及运输安排。根据最新的小组决策对S&OP报告进行更新，并分发给小组成员，而且编写及分发会议纪要。最后，新计划必须传达给有关的其他部门，包括采购部、研发布、工程部等。
4、 S&OP行政会议。S&OP小组应识别出需要高层参与的问题，例如长期策略、目标、及跨小组问题。行政小组将评估工作表现及计划，包括小组对目标及预算的完成情况，并讨论预计的销售、生产及库存情况，包括前景预测（上升及下降趋势）。行政小组评估决策、解决争议、并制定清晰的政策。