【推荐阅读】浅议如何整合多种管理体系

有一幕始终萦绕在我的心头：在多家企业辅导时，很多中基层人员均曾向我大倒苦水，“我们推行的管理体系太多了，有ISO9001质量、OHSAS18001职业卫生安全、ISO14001环保、精益、6SIGMA等等，耗去大量的生产时间，但我们也不知道如何整合、简化……”在某卷烟厂辅导时，与一名操作工进行沟通，他告诉我：“我每天要填写七八份表格，真的烦死我了……”

基于自身改善的渴望、市场的形势、客户的要求，近十年来，我国各类企业正在实施ISO9001质量、ISO14001环境、OHSAS18001职业健康与安全、精益生产、6 SIGMA等诸多管理体系，少则两三个管理体系，多则八九个。

照道理，实施了多种管理体系，该企业的整体管理效果会更好。但不幸的是，很多企业在实施了多种管理体系之后，虽某一方面的管理获得了不同程度的改善，但企业的整体运行效率却严重降低了。为何？

因为很多企业并没有把所实施的多种管理体系进行有效整合——各种管理体系独立运行；各类管理流程繁多，重叠并行与互相矛盾屡见不鲜；各类文件、表格汗牛充栋；各种管理会议与审查层出不穷……出现如此的乱象，归根结底是严重漠视了“上面千条线，下面一根针”这一基本管理原理：无论何种类型的企业，任何管理体系要求，最终要靠中基层管理人员与操作工来执行。

于是乎，为了对付各种管理体系的繁杂要求，中基层管理人员与操作工不得不花去大量精力学习各种文件、填写多种报表、参加各类管理会议；在生产非常繁忙之际，一些人只好明目张胆地开始敷衍。

为了消除各主管部门的各自为政所带来的此类乱象，需要“顶层设计”的思维。因此，企业高层必须保持清醒的头脑：在实施任何一个管理体系之初，就必须将该管理体系与其它现有全部的管理体系进行有效整合。若在中途、或孤立地建立一个管理体系后，再来进行整合，其难度和复杂度会高很多。而在那时，企业整体运行效率的下降已成为事实。——那么，在一开始时，如何进行整合呢？

    英国标准协会（BSI）颁布的PAS 99:2006《常见管理体系要求整合框架规范》给出了答案。该规范建议企业在整合各种管理体系时，采用如图一“整合思路”。

PAS99同时建议了如图二的“整合多种管理体系的总框架”。PAS99对图二中所涉及的通用要求逐一作了详细的原则性描述，限于篇幅，笔者在此不再赘述，有兴趣的读者不妨找到该规范进行学习。

企业若打算基于PAS 99整合其现有管理体系，可参考下列主要步骤来实施：

一、现状摸底：

企业高层应委派有相应能力的个人或团队，对本企业所运行的全部管理体系进行摸底，以便为有效整合本企业的各种管理体系做好准备。

若现行的管理体系太多，则要求摸底人员对每一个管理体系都“有相应能力”可能是不现实的。但每个摸底人员至少做到熟悉一个管理体系，或至少熟悉某个要素（例如文件体系要求）。必要时，企业高层可寻求外部专家来执行此任务。

摸底之后，应制定和跟踪如何整合多种管理体系的实施计划，包括详细任务、执行者、时间期限、目标/指标等。

二、识别每个管理体系的改善点：

管理体系整合的过程，也是识别改善点的好时机，所以千万不要为了整合而整合。

所识别的改善点，一般会包括管理程序的不合理，应逐一罗列出来，以便在后续的整合中予以完善。

三、确定特定要求、通用要求：

应采用清单或图表形式，以便一目了然地分别罗列出每个管理体系的特定要求、需按照PAS99进行整合的通用要求。

然后，把特定要求、通用要求的对应职责部门予以仔细梳理，必要时重新划定，以消除各自为政的弊端。

最后，由各管理体系特定要求、按照PAS99进行整合的通用要求构成一个新的一体化管理体系。

四、执行：

此时，应将第二步中所提及的改善点予以落实。

应试运行和观察新的一体化管理体系，以便依据管理效果进行及时调整和完善。

企业应基于成型的一体化管理体系设计出激励考核机制，以便令其得以长效运行。

五、持续改进：

企业应定期组织内审、外审、管理评审等活动，以准确地评价其一体化管理体系的适宜性与有效性。必要时，应摒弃一劳永逸的懒汉思维，及时采取措施对其一体化管理体系予以持续改进。

按照PAS99将企业现有的多种管理体系进行有效整合后，可期获得如下收益：经营焦点得到优化；经营风险管控更加全面；流程、文件、表格得到简化；管理体系之间的相互矛盾得到缓解；各部门各自为政的官僚作风得以减少；一体化的内审与外审，可令审核效率更佳、成本更优，等等

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