精益office改善版“小苹果”----500强企业的精益office改善案例

办公业务流程的周快速改善突破

  -定义: 企业办公流程改善突破法是运用精益生产原则和工具对企业的办公流程进行突破性改善

  -改善工具: 流程图, 工艺流程图, 柱状图, 脑力激荡法, 影响度 / 困难度分析, 标准化操作…

  -改善目标: 办公业务流程的快速改善重点在于通过企业办公流程优化来缩短公司运作周期时间以提升公司非生产部门运作效率及信息的流动

办公业务流程之周快速改善突破方法（5天改善）

▌准备阶段：

1．  改善项目选取即课题的选取。
  --根据企业目标策略进行选取；

  --根据部门关键绩效指标（KPI）进行选取；

  --通过VSM方法找到课题，越靠近客户端的项目越优先安排。

  --其他部门的要求；

  --公司内部经常面对的问题，如下列一些可能的改善项目：

  仓库成品库存减少、生产领料流程改善、现金报销流程改善、减少部门存档文件资料、样板/新产品评估流程、减少模具验证周期、缩短供应商认证周期等等。

2．  目标制定。

确立明确的，挑战性的目标；

3．  资源准备。

包括跟办公流程相关的资料提前准备，及预先联系相关部门或相关供应商做好支持准备；

4．  组队。

  根据选取的项目确定团队成员，对于有的项目，需要成员具有一定的决定权以及推动其他部门做事的权力。另外，同队不要有太多类似功能人员，避免偏向性，不易于突破，注意比例分配，人员以12至15人为佳。

▌实施阶段：

一个5天时间的快速改善突破，现简述其每天议程如下：

1．  第一天培训

  对全体组员进行精益办公业务流程改善的概念，原理及工具方面的培训

2．  第二天了解现状，找出改善机会

  --定义目标及范围；

  --绘制目前企业的办公业务流程图；

  --定义每个步骤；

  --计算流程步骤、VA、NVA、交接、延误等等；

  --计算目前的周期时间；

  --界定浪费；

  --检讨目标及范围制定初步改善的方案；

  --改善公报

3．  第三天实施改善，制定新办公流程

  --标识可减少步骤；

  --持续优化办公流程，消除延误减少审批，减少长周期时间步骤；

  --制定新办公流程；

  --重新计算新办公流程的步骤、周期时间、增值比例、文件数量；

  --模拟新办公流程；

  --检讨目标

4．  第四天持续改善，标准化

  --模拟并推行部分新办公流程；

  --制定标准化文件；

  --检讨标准化文件；

  --优化新办公流程并总结改善效果；

  --改善报告准备；

  --设定关键控制点

5．  第五天常规的如果前面4天进展顺利，第5天基本就是向公司管理层报告的一个会议。

  --标准化办公流程；

  --后续行动30天跟踪单；

  --向管理层汇报改善成果。

办公业务流程改善和生产现场快速改善突破的流程基本类似，只是所用的工具不一样。生产现场的问题更容易用眼和数据明了问题点，而办公业务流程却不容易找到问题点。只有通过VSM，流程图等等工具，把问题目视化后，才找到真正的问题所在。

thanks for sharing!

Most of office kaizens are focus on lead time reduction , usually cross function - VSM is used tool

拜读了，谢谢分享

thanks for sharing!

Office Lean 办公流程优化很适用有效，谢谢!